عدم الفهم الواضح للاختصاصات يؤدي إلى سوء التنسيق وعدم تكامل الجهود في المهام المشتركة فإذ لم تحدد الاختصاصات تحديداً واضحاً فإن كل شخص يعتبر أن بعض المهام ليست من واجباته بل من واجبات الزميل أو القسم الآخر.
ويقابله كذلك عدم وجود موظف مختص تسند له المهمة مما يدفع بمدير المدرسة إلى تكليف شخص ما قد يكون أقل تأهيل أو معرفة بالأنظمة والقوانين المرتبطة بالمهمة. حسب ما لاحظت من خلال تواصلي مع عدد من مدراء المدارس وأيضاً متابعيني الكرام هناك عدد من الملفات تواجه نفس المشكلة أو الخلل حيث يكون هناك مهام عالقة بسبب (عدم اكتمال/ ضعف) التشكيلات المدرسية أو عدم الفهم الكامل لمتطلبات المهمة ،ظهر هذا الضعف جلياُ في ملفات مثل التحصيل الدراسي، العمل التطوعي، التحفيز والتكريم وغيرها فعندما يتناقش العمل فريق تجد عبارات مثل (ليست من مهامي – أنا نفذت ما قام به الزميل مسبقاً – هذه من مهام فلان – لم أعمل هذا مسبقاً – لا أحد يطالب به) .
ولكي لتتضح الصورة أكثر دعونا نستعرض على سبيل المثال ملف التحصيل الدراسي أحد الملفات الهامة في كل مدرسة وحجز الزاوية في التقويم المدرسي يسند هذا الملف الهام بحسب النظام إلى لجنة التحصيل الدراسي المكونة من الهيئة الإدارية مدير وكلاء – الموجه الطلابي – رائد النشاط – 3 معلمين)
أحد المهام المشتركة في هذه اللجنة هو تحليل نتيجة اختبار الطلاب
السؤال هنا ؟ من المسؤول عن تنفيذ التحليل ؟
المدير ؟ وكيل الطلاب ؟ وكيل الشؤون التعليمية ؟ الموجه الطلابي ؟ المعلم ؟
في الواقع يمكن أن يقوم أي شخص بعملية التحليل ولكن الأهم من ذلك كيف يفسر كل شخص نتائج التحليل وماهي النقاط التي يجب أن يقف عليها وبناءً عليها يتخذ القرار فالموجه الطلابي من جانيه يركز على مواد الضعف ويبحث بالأسباب المحتملة التي أدت إلى هذه النتيجة ويتأكد من عدة نقاط مثل الدافعية – المشكلات الطلابية – مشكلات صحية أو حتى عائلية تمنع الطالب من النجاح أو التفوق ، ووكيل شؤون المعلمين بناء على نتائج الطلاب يمكن أن يتلمس نقاط القوة أو الضعف لدى المعلمين والمنهج ويبحث عن مدى فاعلية التدريس والاستراتيجيات المستخدمة والتقنيات أو الأدوات المستخدمة وأيضاً مدى فاعلية الخطط العلاجية وبناءً عليه يحصل على تصور شامل يحدد الاحتياج التدريبي وأساليب تطوير التدريس ووكيل الطلاب أيضاً يتابع ويقيس مدى فاعلية البرامج والأنشطة المنفذة وتأثيرها على انضباط وتحصيل الطلاب أما مدير المدرسة بالإضافة إلى ما سبق يراجع خطته التشغيلية والجهود المبذولة في متابعة وتقييم الاعمال
السؤال هنا ماذا لو لم يكن هناك موجه طلابي؟ أو تم تكليف معلم بتنفيذ المهام المطلوبة بدل منه؟
سيقوم المعلم بتحليل النتائج وفق تصوره والمهام التي اعتاد عليها حيث سيحسب متوسط الدرجات في كل مادة وسيقارن بين أداء الشعب في كل مرحلة دراسية وربما توقف عند هذا الحد لأنه لا يدرك أنه من الضروري الرفع بأسماء المتفوقين لتكريمهم وكذلك متدني التحصيل لمتابعتهم ومناقشة وضعهم مع المعلمين الآخرين بسبب أن هذا ما اعتاد القيام به وربما لم يجد الوقت الكافي لاكتساب المعرفة أو لتلقي المساعدة من المسؤول عنه.
ولكي نساعد في وضح الحلول المناسبة يجب أن يتم التنسيق في مرحلة مبكرة تسبق التنفيذ بوقت كاف كي تتم المراجعة للمهام ويستوعب كل عضو في الفريق المطلوب منه ويتم ايضاً استعراض سيناريو التنفيذ والتدقيق ومراجعة العمل والأدوار أو المهمة المراد تنفيذها، ويرى المختصين أن أنسب وقت للتنسيق هو في مرحلة التخطيط حيث من السهل اكتشاف التعارض والازدواجية في المهام حيث تكلفة حلها تكون أقل وانتاجها أفضل.
